Comment fonctionne une permanence téléphonique médicale ?

Le secrétaire joue un rôle indispensable au sein d’un cabinet médical. Il est en charge de tous les côtés administratifs. Il gère également le site web de la clinique médicale. Parfois, il entre en contact avec une agence de communication pour booster la visibilité du site. Les experts en communication digitale choisissent la stratégie webmarketing adaptée pour gagner le maximum de visiteurs. Toutefois, le rôle principal du secrétaire consiste à prendre tous les appels entrants du cabinet. Il note les rendez-vous et les transmet aux professionnels de la santé. Il appelle également le patient pour confirmer son rendez-vous. Il planifie la prise en charge des patients au quotidien. Cependant, les petits cabinets médicaux ne disposent pas des ressources suffisantes pour avoir un assistant particulier. Heureusement, il est désormais possible d’externaliser le standard téléphonique et d’avoir une permanence téléphonique médicale.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique médicale ?

Aujourd’hui, la plupart des cabinets médicaux font appel à un télésecrétaire pour gérer les appels entrants. A vrai dire, les dentistes, kinésithérapeutes, gynécologues et les médecins généralistes doivent être joignables à tout moment. S’ils ne disposent pas d’un secrétaire personnel, l’externalisation de l’accueil téléphonique est une option pratique. Il s’agit d’une solution idéale pour avoir une permanence téléphonique médicale même si sa secrétaire est en arrêt-maladie ou en congé. Cette permanence garantie un accueil de qualité aux patients. Elle va assurer la prise de tous les appels à tout moment. En outre, cette option réduit les charges du centre médical. Ce dernier n’aura plus à investir sur un bureau pour le secrétaire, téléphone, abonnement téléphonique, ordinateur, salaire, etc.

Par ailleurs, en optant pour une permanence téléphonique médicale, les appels des patients seront traités dans l’immédiat. L’assistant à distance prend note des demandes de rendez-vous tout en consultant l’agenda du praticien. Il transfert les appels urgents directement sur le portable du médecin. Les annulations de rendez-vous seront communiquées au plus vite pour éviter un désordre sur le planning du médecin. Les demandes d’informations des clients seront aussi traitées par le télésecrétaire.

Besoin d’une permanence téléphonique médicale ?

La permanence téléphonique médicale peut être confiée par un télésecrétaire indépendant. C’est un professionnel freelance qui travaille à domicile. Parfois, il travaille pour plusieurs centres médicaux à la fois. Mais si on veut fournir un meilleur accueil téléphonique, il faut passer par un centre d’appel spécialisé. Le télésecrétariat médical propose plusieurs télésecrétaires pour gérer les appels et les agendas. Cela signifie donc que les appels seront toujours pris même s’ils arrivent en même temps. Qui plus est, la ligne de la clinique reste joignable 24h/24 et 7j/7. Cette formule permanente reste favorable pour les hôpitaux et médecins de garde.

En principe, le spécialiste de la permanence téléphonique offre plusieurs formules aux choix. En effet, la gestion téléphonique peut être permanente, temporaire, horaire ou hebdomadaire. Grâce au savoir-faire télésecrétaires spécialisés, le cabinet médical soigne au mieux son image vis-à-vis de ses clients. C’est ainsi qu’il pourra se développer, gagner davantage de patients et augmenter son chiffre s’affaires.